Geschäftsberichte sind für Unternehmen weit mehr als eine jährliche Pflichtaufgabe. Sie informieren Investoren, schaffen Transparenz und vermitteln ein Bild der wirtschaftlichen Entwicklung. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an digitale Veröffentlichungsformate, maschinenlesbare Daten und effiziente Prozesse. Alexander Bürner von PERSPEQTIVE erklärt, wie Unternehmen ihre Geschäftsberichterstattung zeitgemäß aufstellen und das Potenzial digitaler Kommunikation besser nutzen können.
Welche Entwicklungen verändern derzeit die Anforderungen an Geschäftsberichte?
Alexander Bürner: Geschäftsberichte werden zunehmend digital gedacht. Neben dem klassischen PDF gewinnen Web-Veröffentlichungen und maschinenlesbare Formate immer mehr an Bedeutung. Investoren, Analysten und andere Stakeholder erwarten, dass Informationen nicht nur verfügbar sind, sondern sich auch effizient verarbeiten, vergleichen und weiterverwenden lassen.Gleichzeitig verändert sich die Rolle des Geschäftsberichts. Er ist nicht mehr nur ein Dokument, das regulatorische Anforderungen erfüllt, sondern auch ein wichtiges Instrument der Unternehmenskommunikation. Wie relevant digitale Kommunikation inzwischen ist, zeigt sich beispielsweise auch im INVESTORS-DARLING-Report 2026 des manager magazins.
Das klingt nach steigenden Anforderungen. Wo liegen bei der Erstellung von Geschäftsberichten die größten Herausforderungen?
Alexander Bürner: Vor allem in den Prozessen. Die Erstellung eines Geschäftsberichts ist ein komplexes Projekt, an dem viele Beteiligte mitwirken: vom Projektmanagement über Design und Agentur bis hin zu Geschäftsführung, Finanzabteilung und weiteren internen Verantwortlichen. Gleichzeitig gibt es feste Veröffentlichungstermine, hohe Anforderungen an die Datenkorrektheit und häufig noch kurzfristige Änderungen kurz vor dem Launch. Wenn Informationen an mehreren Stellen gepflegt werden müssen, steigt der Aufwand zusätzlich. Eine zentrale Datenquelle und klar definierte Abläufe helfen dabei, Fehler zu vermeiden und den gesamten Prozess effizienter zu gestalten. Hinzu kommt, dass die Inhalte oft in verschiedenen Formaten veröffentlicht werden müssen. Ein PDF, eine Website und ein maschinenlesbarer Bericht haben unterschiedliche Anforderungen. Wenn diese Formate getrennt voneinander erstellt werden, entstehen schnell unnötige Arbeitsschritte.
Wie lässt sich dieser Aufwand reduzieren?
Alexander Bürner: Ein Ansatz ist, die Inhalte zentral zu verwalten und aus einer gemeinsamen Datenbasis verschiedene Veröffentlichungsformate zu erzeugen. Genau hier setzt unsere Lösung REPORTINQ an. Statt Inhalte für jedes Medium separat aufzubereiten, können Daten beispielsweise aus einem bestehenden Dokumentenmanagementsystem übernommen und anschließend für unterschiedliche Ausgabeformate genutzt werden. Dazu gehören PDF, Website und maschinenlesbare Formate wie XBRL. Auch unterschiedliche Inhaltstypen wie Bilder, Tabellen und weitere Medien lassen sich in einen solchen Workflow integrieren. Das reduziert doppelte Arbeit und erleichtert es, Informationen über verschiedene Kanäle hinweg konsistent zu veröffentlichen.
Viele Unternehmen setzen bei Geschäftsberichten nach wie vor auf Print- oder PDF-orientierte Prozesse. Reicht das heute noch aus?
Alexander Bürner: Ein hochwertiges PDF bleibt wichtig. Viele Unternehmen investieren viel Zeit in die Gestaltung und achten auf eine professionelle Präsentation. Das ist auch richtig so. Problematisch wird es, wenn die digitale Version lediglich als Nebenprodukt entsteht. Bei klassischen Print-first-Lösungen sind die HTML-Exporte häufig gestalterisch und funktional eingeschränkt. Das Ergebnis ist dann zwar online verfügbar, nutzt die Möglichkeiten des Mediums aber kaum aus. Eine Web-Version sollte mehr sein als ein exportiertes Dokument. Sie kann Inhalte übersichtlich strukturieren, die Navigation erleichtern und Informationen für unterschiedliche Nutzerbedürfnisse zugänglich machen. Dafür braucht es allerdings einen Workflow, der die digitale Veröffentlichung von Anfang an berücksichtigt.
Welche zusätzlichen Möglichkeiten ergeben sich dadurch für die digitale Kommunikation?
Alexander Bürner: Eine eigenständige Web-Veröffentlichung eröffnet viele Möglichkeiten. Inhalte können gezielt strukturiert, miteinander verknüpft und für unterschiedliche Zielgruppen aufbereitet werden. Auch die Einbindung von Videos oder anderen Medien ist möglich, sofern sie einen sinnvollen Mehrwert bieten. Darüber hinaus lassen sich ausgewählte Inhalte für weitere Kommunikationskanäle aus den Daten aufbereiten und exportieren, beispielsweise für Social-Media-Beiträge. Ein weiterer Aspekt ist die Auffindbarkeit. Gut strukturierte Inhalte helfen Suchmaschinen, Zusammenhänge besser zu verstehen. Auch im Kontext von Generative Engine Optimization, kurz GEO, wird es zunehmend interessant, Informationen so aufzubereiten, dass sie von unterschiedlichen technischen Systemen zuverlässig interpretiert werden können. Das ist keine Garantie für bessere Sichtbarkeit, schafft aber eine wichtige Grundlage dafür. Und natürlich Datenkonsistenz.
Automatisierte Veröffentlichungen klingen effizient. Muss man dabei Abstriche bei der Gestaltung machen?
Alexander Bürner: Nicht grundsätzlich. Ein PDF lässt sich automatisiert in einer sehr guten Qualität erzeugen. Bei der Web-Version sollte man allerdings darauf achten, dass sie nicht einfach nur die PDF-Struktur übernimmt, sondern als eigenständige digitale Veröffentlichung funktioniert. Natürlich ist es ein Unterschied, ob jede Seite individuell gestaltet wird oder ein System die Inhalte anhand definierter Regeln ausgibt. Eine vollwertige, ansprechend gestaltete Website lässt sich aber durchaus automatisiert erstellen. Entscheidend ist, dass Gestaltung und technische Umsetzung von Beginn an gemeinsam geplant werden. Man muss dabei auch den Aufwand berücksichtigen. Wenn ein Geschäftsbericht jedes Jahr neu erstellt wird, kann es sinnvoller sein, einmal ein durchdachtes System aufzusetzen, statt bei jeder Veröffentlichung wieder zahlreiche individuelle Arbeitsschritte zu durchlaufen. Auch die wachsenden Anforderungen an digitale Barrierefreiheit sprechen dafür, Web-Veröffentlichungen nicht als bloßen PDF-Export zu behandeln. Struktur, Bedienbarkeit und Zugänglichkeit müssen gezielt berücksichtigt werden.
Wie flexibel ist ein solcher Workflow, wenn sich kurz vor der Veröffentlichung noch etwas ändert?
Alexander Bürner: Gerade dann zeigt sich der Vorteil eines zentralen Systems. Änderungen können bis kurz vor der Veröffentlichung eingepflegt und anschließend in den vorgesehenen Formaten aktualisiert werden. Man muss also nicht mehrere voneinander unabhängige Dokumente und Veröffentlichungen einzeln nachziehen. Das ist besonders bei Geschäftsberichten relevant, bei denen bis zum letzten Tag Korrekturen oder Ergänzungen notwendig werden können. Ein sauber aufgesetzter Workflow hilft dabei, solche Änderungen kontrolliert umzusetzen und die verschiedenen Ausgaben auf einem konsistenten Stand zu halten. Außerdem lassen sich Abläufe gezielt optimieren. Wenn die technischen Grundlagen stimmen, können Inhalte und Medien flexibel ergänzt werden, ohne dass der gesamte Veröffentlichungsprozess neu aufgesetzt werden muss.
Bei Geschäftsberichten spielen Vertraulichkeit und Compliance eine große Rolle. Wie lässt sich das mit digitalen Workflows vereinbaren?
Alexander Bürner: Das muss von Anfang an mitgedacht werden. Geschäftsberichte enthalten sensible Informationen, die vor ihrer offiziellen Veröffentlichung geschützt werden müssen. Deshalb sind die eingesetzte Infrastruktur, Zugriffsrechte und der Umgang mit Daten wichtige Bestandteile der Konzeption. Je nach Anforderungen sind beispielsweise ein unternehmensinternes Hosting oder der Betrieb bei geeigneten zertifizierten Hosting-Anbietern in Deutschland oder Europa denkbar. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt von den jeweiligen Sicherheits- und Compliance-Vorgaben ab. Auch die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister lässt sich entsprechend gestalten. Wenn ein bestehendes System eingerichtet ist und die Berichte auf Basis klar definierter Prozesse erstellt werden, muss ein Dienstleister nicht zwangsläufig Zugriff auf sämtliche aktuellen Unternehmensdaten erhalten. Je nach Workflow können auch statische Exporte für bestimmte Arbeitsschritte ausreichen. Wichtig ist, die Anforderungen frühzeitig zu klären und den Prozess so aufzusetzen, dass Sicherheit und effiziente Zusammenarbeit zusammenpassen.
Lohnt sich der Aufwand, einen solchen Prozess neu aufzusetzen?
Alexander Bürner: Dazu muss man verstehen, dass Geschäftsberichte häufig über mehrere Jahre hinweg mit den gleichen Dienstleistern umgesetzt werden. Meist sind es Mehrjahresverträge. Dadurch bietet sich die Möglichkeit, ein System einmal durchdacht zu konzipieren und aufzusetzen und es anschließend für weitere Veröffentlichungen zu nutzen. Der anfängliche Aufwand kann sich also über mehrere Berichtszyklen verteilen. Gleichzeitig lassen sich wiederkehrende Arbeitsschritte reduzieren und die Veröffentlichung unterschiedlicher Formate besser koordinieren. Was ich dabei wichtig finde: Viele Unternehmen erstellen ihren Geschäftsbericht in erster Linie, weil sie dazu verpflichtet sind. Dabei wird das Potenzial als Instrument der digitalen Unternehmenskommunikation noch nicht immer ausgeschöpft. Wer den Bericht auch aus Sicht der Nutzer denkt, kann deutlich mehr aus den vorhandenen Inhalten machen.
Was würdest du Unternehmen empfehlen, die ihre Geschäftsberichterstattung künftig digitaler aufstellen möchten?
Alexander Bürner: Zunächst sollten sie sich einen Überblick über ihre bestehenden Prozesse verschaffen. Welche Datenquellen gibt es? Wie werden Inhalte gepflegt? Welche Formate müssen veröffentlicht werden? Wo entstehen doppelte Arbeitsschritte oder unnötige Abstimmungen? Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, welche Abläufe sich zentralisieren und automatisieren lassen. Dabei sollte man nicht ausschließlich die technische Umsetzung betrachten, sondern auch die spätere Nutzung der Inhalte. Ein Geschäftsbericht muss regulatorische Anforderungen erfüllen, verlässliche Informationen liefern und professionell präsentiert werden. Wenn diese Aspekte gemeinsam betrachtet werden, entsteht eine Lösung, die nicht nur die jährliche Veröffentlichung erleichtert, sondern auch langfristig einen Mehrwert für die Unternehmenskommunikation schafft.
Vielen Dank für den Einblick. Wo können Interessenten mehr über REPORTINQ und eure Arbeit erfahren?
Alexander Bürner: Vielen Dank für das Gespräch! Wer sich näher mit den Möglichkeiten einer effizienten und digitalen Geschäftsberichterstattung beschäftigen möchte, findet weitere Informationen auf unserer Website unter reportinq.de oder auf unserem LinkedIn Profil.